No ‘mates’ a nadie con tu Powerpoint

¡No apabulles a tu audiencia con PowerPoints interminables y aburridos! Utiliza el storytelling y consigue presentaciones atractivas, informativas y de las que nadie querrá prescindir.

En esta última entrega de los siete usos principales del storytelling vamos a tratar el concepto de la “historización” o, dicho de otro modo, de crear historias y narraciones a partir de datos reales, con el objetivo de captar mejor la atención de nuestra audiencia y de superar el peligro del aburrimiento.

¿Vas a presentar algo ante el público? ¿Eres profesor@ y quieres explicar una lección con tu ordenador y pantalla? ¿Vas a vender algo? ¿Te propones convencer a tus compañer@s de equipo para que adopten un proyecto como propio? Ahora que llega el final del año, a lo mejor te estás planteando preparar un PowerPoint para explicar todas tus ideas…

Pues bien, antes de abrir un nuevo “documento en blanco” y ponerte a fabricar “slides” como un@ poses@, tal vez te va a venir bien leer esto: el riesgo más frecuente de las presentaciones con un ordenador y un proyector es que el público se nos aburra.

PowerPoint estadística

Ahí va una afirmación contundente: A pesar de que PowerPoint es tan popular, la mayor parte de la gente no tiene ni idea de cómo utilizarlo o aprovechar sus posibilidades. Y otra afirmación todavía más contundente: un montón de profesionales avanzados tampoco tenemos ni idea de hacerlo.

“Muerte” por PowerPoint

Tan cierto es que ni los buenos profesionales emplean bien la herramienta, que en Estados Unidos, donde existe una cultura de reportes constantes, acuñaron un concepto interesante: “Death by PowerPoint”. O, como se podría traducir, “morir por un atracón de diapositivas” o “morir por aburrimiento viendo un PowerPoint”.

Cuando los gráficos son confusos, las diapositivas están atiborradas de textos y el ponente se pone a leer de forma prolongada y en voz alta de todos los contenidos de la presentación, el público se aburre. Inevitablemente.

Los síntomas de esta “muerte” son fáciles de reconocer: si entre nuestro público vemos miradas perdidas, gente utilizando el móvil a escondidas o salidas constantes al cuarto de baño es que estamos aburriendo.

Sin duda, una de las formas de superar este problema es dominar bien el arte del Powerpoint. Pero cuando ello no es posible, nos puede ayudar mucho saber explicar los contenidos a partir de una historia, con trucos de storytelling. Puede sonar cursi, pero un buen relato hace milagros.

Trucos de storyteller para un buen PowerPoint

Antes de escribir siquiera la primera diapositiva, te va a venir bien hacer estos simples ejercicios, propios de las técnicas del storytelling. Te podrá parecer que le tienes que dedicar mucho tiempo, pero créelo: vas a ahorrarte un montón de horas y de dolores de cabeza. Verás:

  • Paso uno: identifica todos los contenidos e ideas que quieres transmitir. Da igual si eres un profesor o un comercial. Seguro que tu mensaje, tu lección o tu reporte se pueden explicar como un conjunto de ideas simples. Anota cada una de esas ideas en un papel. Fuérzate, si quieres, a escribir cada idea como una frase con “sujeto + verbo + predicado”. Por ejemplo: “Cristóbal Colón descubrió América”. O “Las carabelas de Colón fueron tres”, o “Cristóbal Colón buscaba una ruta rápida hacia Asia”. Si puedes, hazlo en papeles adhesivos o “post-it”. En cada “post-it” una idea y no más.
  • Paso dos: separa los datos en tres categorías.Busca una pared vacía de tu casa, aula, despacho, etc. Y, mentalmente, distingue tres zonas. A una deellasladenominarás “presentación”. A otra, “nudo” y a la tercera “desenlace”.
    • Como sabes, en literatura, la presentación sirve para plantear los personajes, los retos, las circunstancias, el entorno… Si esto lo trasladas al ámbito de las presentaciones de PowerPoint, puedes integrar ahí todas las ideas (en “post-its”) que puedan servir para plantear un contexto, una situación de partida, una necesidad que desees solucionar, un problema a resolver, etc. Ejemplo: “Colón buscaba una ruta rápida hacia Asia”.
    • En la zona del “nudo” vas a colocar todos los “post-its” que tengan que ver con las dificultades, las limitaciones, el paso del tiempo, las dependencias de personas externas, los materiales con los que trabajamos, con aquello que no depende de nosotros ni del protagonista de la historia. En resumen, con las circunstancias que acontecen. Ejemplo: “Las carabelas de Colón fueron tres”.
    • En la zona del “desenlace” colocarás todos los “post-its” que tengan que ver con el cumplimiento de un propósito, la resolución del problema, una visión de cómo será el mundo una vez resuelto el problema, un destino geográfico, una situación final, etcétera. Ejemplo: “Cristóbal Colón descubrió América”.
  • Paso tres: crea tres partes en tu documento PowerPoint. Crea tres diapositivas originales en tu documento de PowerPoint. Titula a cada una como “Parte I: presentación”, “Parte II: nudo” y “Parte III: desenlace”, y coloca en ellas tres fotografías a tamaño completo.
  • Paso cuatrocrea el espacio necesario. Crea una diapositiva en blanco para cada una de las ideas de la presentación. Y haz lo mismo para el nudo y el desenlace.
  • Paso cinco: verifica el tiempo disponible. cuenta las diapositivas que tienes ahora mismo. Y recuerda esta máxima universal: “una diapositiva equivale a un minuto de tiempo”. Así que asegúrate de no tener más diapositivas abiertas que tiempo de exposición. Si te han concedido 15 minutos no tengas más de 15 diapositivas abiertas.
  • Paso seis: produce el material. Elabora cada diapositiva. Utiliza un titular corto y directo (recuerda: “sujeto, verbo, predicado”). Y acompáñalo con una ilustración o gráfico. A lo sumo, dos por diapositiva.
  • Paso siete: verifica que se lee, se oye y se entiende. Asegúrate de que el tamaño de tu tipografía y la calidad del gráfico son suficientes como para que puedan leerse.
  • Paso ocho: verifica que tiene sentido. Una vez hayas repetido el proceso para cada una de las diapositivas que abriste en el paso tres, intenta explicarte a ti mism@ la presentación en clave de historia: “Érase una vez Cristóbal Colón que…”
  • Paso nueve: estudia y prepara. Cuando veas que la historia adquiere sentido en tu mente, celébralo, porque has logrado la mitad del objetivo. Ahora haz lo siguiente: ensaya, ensaya, ensaya, ensaya, ensaya, ensaya y ensaya hasta que logres explicar la historia de memoria.
  • Paso diez: presenta y ten éxito. Preséntate ante tu público y recita la historia de memoria. Haz que el PowerPoint sirva para ilustrar tu explicación, y no a la inversa.

Si quieres saber más, te recomendamos que veas el siguiente video, donde el gurú de las presentaciones David Philips, seduce a Estocolmo con una explicación precisamente titulada “Death by PowerPoint” en la que, en realidad, utiliza un relato para dejar en evidencia los efectos perversos de la sobre-exposición informativa. Un video verdaderamente instructivo de cómo utilizar el storytelling.

Ejemplos de storytelling para presentaciones

Si deseas aprender de los mejores y ver cómo convertir presentaciones de PowerPoint en maravillosos relatos, puedes acudir a algunos eventos que se celebran en distintas ciudades españolas. Por ejemplo, los eventos de Pecha-Kucha, o de TEDx, o incluso algunas de las conferencias del StartUp Tour del congreso LeWeb.

Referencias

Felder, R. M. y Brent, R. (2005): “Death by Powerpoint”, en Chemical Engineering Education, Vol. 39 (1), pp 28-29. Disponible en http://bit.ly/1vZazGn

Forrest, D. (2014): “How Can I Use PowerPoint More Effectively?” en Texas Tech University – Teaching, Learning, and Professional Development Center. Disponible en: http://bit.ly/1z4mvqx

Greathouse, J. (2012): “9 Easy Ways to Create PowerPoint Slides that Stuck Less”, en FORBES. Disponible en http://onforb.es/1vGYqmg

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