3 consejos de storytelling para tu presentación anual de resultados

Para ti, que estás evitando dormirte mientras el director financiero muestra su PowerPoint con las previsiones de tesorería de los próximos meses, nos hacemos eco en este blog de un reciente artículo de Kate Harrison para Forbes. Tres cosas sencillas que los ejecutivos de cualquier empresa deben tener en cuenta sobre storytelling.

Un artículo de Mario Sorribas Fierro.

Coincidiendo con el fin de año, muchas empresas celebran reuniones de presentación de los nuevos objetivos corporativos y de valoración de resultados. Para muchos de los participantes, no se trata de una experiencia agradable: llamados a desfilar ante los demás compañer@s, los ejecutivos se ven obligad@s a una especie de ‘striptease’ donde tratan de poner en valor los logros de sus departamentos y mostrar (con la boca pequeña; para qué engañarnos) los fracasos del curso anterior.

A la inversa, cuando son otros quienes presentan, deben esforzarse por prestar atención a las explicaciones, soportando interminables PowerPoint de texto ilegible, ‘bullets’ y números a mansalva y una permanente sensación de desconexión.

En resumen, es una experiencia que año tras año nos prometemos mejorar y que no hay manera de superar. Mientras tanto, las organizaciones más excelentes del mundo son capaces de transmitir mensajes claros, ágiles y apetitosos a sus públicos internos y externos. Contagian y comparten visiones emocionantes de grandes logros y cultivan la adhesión de sus empleados, colaboradores, proveedores, clientes y otros grupos de interés relevantes.

Para quienes se encuentren en la primera de las situaciones, la ensayista Kate Harrison ha escrito un artículo en Forbes que fue publicado en noviembre pasado. Se basa en el testimonio de una empresa consultora norteamericana denominada “The Presentation Company”, y ofrece tres aprendizajes clave: 1) esforzarse por conocer al público al que nos dirigimos, 2) utilizar las herramientas adecuadas de la forma correcta y 3) promover una cultura interna del relato.

Veamos cada una.

1) Esforzarse por conocer a la audiencia

Harrison explica que el storytelling corporativo es una forma de presentar la información empleando cuatro capas:

  • Un contexto de partida
  • Unos protagonistas de la situación, convenientemente explicados y desarrollados
  • Un conflicto, por medio del cual se revelan unos cambios
  • Una resolución emocionalmente satisfactoria del conflicto

Con esos ingredientes, cualquier mensaje puede ser transmitido de una forma emocionalmente vinculante para el oyente: desde la necesidad de cambios en la organización de la compañía, hasta presentar los nuevos productos de una forma atractiva al consumidor.

The Presentation Company recomienda que, antes de presentar información a través de una historia, se lleven a cabo algunas pruebas. A través de entrevistas informales cualquiera puede saber cómo es la audiencia que nos va a escuchar durante la presentación de resultados de final de año y verificar qué argumentos van a resonar mejor en su emocionalidad. “La personalidad, el estilo, la cultura corporativa (…)” de cada individuo en la sala son datos que pueden ayudarnos a confeccionar una historia atractiva y vinculante. Hay personas que son especialmente dadas a los números y muy poco amantes de las historias. Bien, incluso en esos casos se puede desarrollar un storytelling corporativo eficaz, añadiendo ejemplos concretos de lo que los datos quieren decir.

Así pues, no te olvides de poner ejemplos en tu próxima presentación: ejemplos que muestren magnitudes en términos relativos (“esto es como si llenáramos 10 veces un estadio de fútbol y a cada individuo le diéramos diez euros”, “en los últimos doce meses hemos mejorado tanto como en los treinta meses anteriores”, etc.), o conceptos más complejos (“lo que vamos a hacer este año va a ser tan difícil como lo que en su día hizo la NASA para llevar un hombre a la luna”, etc.).

2) Emplear las herramientas correctas, de forma adecuada

No todo es emplear el PowerPoint con más o menos gracia, a la hora de presentar un resultado de departamento o un nuevo proyecto comercial. El conocidísimo programa de Microsoft nos ayuda a expresar conceptos, pero dominarlo exige unos conocimientos que no todo el mundo tiene y, a veces, caemos en el riesgo de matar la curiosidad de nuestro público. Hace unos meses escribimos un artículo al respecto, que puedes consultar aquí.

Afortunadamente, hoy en día existen numerosas herramientas complementarias que nos ayudarán mucho a poner nuestras ideas negro sobre blanco y a destacarlas y organizarlas de un modo comprensible para los oyentes.

La gente de “The Presentation Company” han desarrollado, por ejemplo, un “Visual Story Planner” que ayuda a organizar los datos, las ideas y los hechos en el marco de una historia consistente. Esta herramienta online y de pago integra formularios sencillos de rellenar que permiten a cualquiera preguntarse e identificar los contextos, los protagonistas, los conflictos y los beneficios de resolverlos. Una vez construida la historia, es mucho más sencillo crear un PowerPoint convincente.

Igualmente, la herramienta Sway de Microsoft puede ofrecer plantillas útiles para simplificar la creación de relatos con los que transmitir la información más relevante de las presentaciones sin aburrir a la gente.

Pero existen muchas otras herramientas gratuitas e igualmente interesantes. Por ejemplo:

  • Twine, una herramienta de código abierto que permite ordenar los conceptos, estableciendo relaciones de causalidad entre ellos. Y todo ello para evitar historias enrevesadas.
  • Visual Story Map, una aplicación de Real Time Board con la que es posible planificar aquellos elementos que forman parte de los contenidos, los que implican al público, el argumento y la narración.
  • Google Storybuilder, una aplicación con la que crear relatos a partir de cualquier formato de documento: desde un texto de Word hasta un Excel.
  • PowToons, una aplicación que ayuda a plasmar historias animadas de una forma más atractiva que PowerPoint. Un ejemplo de ello es este vídeo:

3) Crear una cultura interna del relato corporativo

Y ya está. Hemos superado la reunión de fin de año con una narración emotiva, clara y convincente de lo que hemos hecho y de lo que no hemos logrado en nuestro departamento. Nos ha servido de mucho conocer al público al que nos dirigíamos y emplear una herramienta adecuada para plasmar nuestro relato.

Pero eso no es suficiente. Debemos promover una cultura del relato en la organización. Fundamentalmente para que el año próximo no sólo seamos nosotros quienes presentemos los datos de forma atractiva y comprensible en la reunión de fin de año. Hay que promover que los demás adquieran también esa cultura.

Harrison sugiere el empleo de manuales internos y de herramientas-web como las que diseña The Presentation Company. No obstante, convertirse en un abogad@ defensor@ de la narrativa dentro de la organización puede ser suficiente. Ofrecer ayuda a los demás departamentos, abrir un archivo compartido con recursos y ejemplos o hablar del tema con nuestros superiores pueden ser maneras eficaces de promover la cultura del storytelling corporativo.

¿Por qué el storytelling corporativo?

Una de las tesis que presenta Kate Harrison en su artículo es que la ciencia ha demostrado que los datos y los hechos son más fácilmente memorables si se integran dentro de historias, más que si se cuentan a palo seco.

“El storytelling funciona mejor porque ofrece al público una conexión emocional con tus ideas”, dice, y cita los trabajos del biólogo molecular John Medina, quien cuenta que “internamente, todos pensamos repetidamente sobre la información que nos parece atractiva. La mayor parte de las veces se trata de ‘material emocional’, es decir, de historias. Recordamos lo que sentimos (…) y las emociones son incluso más importantes que la lógica cuando se trata de retener información para poder tomar decisiones.”, cita la autora.

Así pues, “si quieres preparar una presentación persuasiva, que enganche emocionalmente, necesitas plantearla en forma de historia”, concluye.

 

Referencias:

  • Harrison, Kate: “3 Things Your Company Needs to Know About Storytelling”, en Forbes, 16 de noviembre 2016. Disponible en este link.

2 comentarios en “3 consejos de storytelling para tu presentación anual de resultados

  1. Hola Ángel, muchas gracias por tu comentario. Sin duda, plantear retos y dificultades es una de las cosas que más interés genera desde el punto de vista narrativo. Si me lo permites, ninguna aventura es completa si al héroe no le sucede algún problema. Tus presentaciones ganarán mucho “appeal” si compartes abiertamente los desafíos a los que te has enfrentado y cómo los superaste. Un cordial saludo.

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